Hvem har lov til å avlyse et mål?

De fleste råd om planlegging under usikkerhet ender i det samme: vær smidig, vær tilpasningsdyktig, hold flere scenarioer åpne. Det er sant og det er ubrukelig, fordi det ikke sier hva noen skal gjøre på en tirsdag i uke sju når forutsetningen for kvartalsmålet nettopp forsvant.

Det er der problemet faktisk ligger. Ikke i at planer blir utdaterte, for det gjør de alltid. I at ingen har avtalt på forhånd hvem som kan si at et mål ikke lenger gjelder, og når.

Hva som skjer uten den avtalen

En leverandør faller fra. Et regelverk endres. Den største kunden utsetter. Kvartalsmålet dere satte i januar er nå enten umulig eller irrelevant. Så skjer én av to ting.

Teamet fortsetter mot målet fordi det står i systemet og ingen har sagt noe annet. De bruker seks uker på arbeid alle vet er bortkastet, og rapporterer status hver uke som om ingenting hadde skjedd.

Eller målet forsvinner stille. Ingen avlyser det, det bare slutter å bli nevnt. I uke tretten har alle glemt at det fantes. Og siden det aldri ble avlyst, ble det heller aldri diskutert hva som burde kommet i stedet.

Begge utfallene kommer av at ingen visste at de hadde lov til å ta beslutningen.

Fire mekanismer

Skriv ned hva målet forutsetter

Når målet settes, noter i én setning hva som må være sant for at det skal gi mening. «Dette forutsetter at leverandøravtalen med X står.» «Dette forutsetter at vi får sertifiseringen i februar.» Forutsetningen er det som skal overvåkes, ikke bare fremdriften. Når den brister, vet dere det med en gang, og dere slipper diskusjonen om hvorvidt noe faktisk har endret seg.

De fleste team klarer dette på fem minutter per mål. Verdien er ikke selve setningen, men at den tvinger frem spørsmålet om hva dere egentlig regner med.

Ha ett tidspunkt der det er legitimt å avlyse

Legg det midt i kvartalet, rundt uke åtte. Da er det tidlig nok til å flytte folk og penger, og sent nok til at dere vet noe dere ikke visste i januar. Møtet har ett punkt på agendaen: hvilke mål gjelder ikke lenger?

Uten et slikt tidspunkt blir det å avlyse et mål en innrømmelse noen må ta initiativ til, og den samtalen tar ingen frivillig.

Skill målene som må stå fra dem som kan falle

Merk hvert mål som forpliktet eller utforskende når det settes. Et forpliktet mål er lovet noen utenfor teamet, og skal leveres selv om det blir dyrere enn planlagt. Et utforskende mål er en innsats dere gjør fordi oppsiden er stor, og det kan avlyses uten at noen har brutt et løfte.

Blandes de to, ender dere med å forsvare feil mål under press. Det er som regel det forpliktede som ryker, fordi det utforskende er mer interessant å jobbe med.

Hold noe kapasitet uallokert

Et kvartal der hver time er planlagt, har ingen plass til det som faktisk skjer. Sett av en andel på forhånd, uten å bestemme hva den skal brukes til. Dette føles som sløsing helt til det ikke gjør det.

Hva som ikke skal endres

Retningen. Hvis selskapet har bestemt at bedriftskunder skal bli det viktigste segmentet, står det fast selv om kvartalets tall må skrives om. Det er tallene og tidspunktene som tåler å røres, ikke hva dere holder på med.

Dette er også svaret på et spørsmål som ofte stilles feil. Å justere mål jevnlig høres fornuftig ut, men et mål som endres hver måned er ikke et mål, det er en logg over hva teamet holder på med akkurat nå. Sett årsretningen for tolv måneder, kvartalsmålene for tolv uker, og la den ene faste gjennomgangen midtveis være stedet der kvartalsmålene eventuelt rives opp.

Om robusthet og vekst

Rådet om å prioritere robusthet fremfor vekst i usikre tider gis ofte uten prislappen, og prislappen er hele poenget.

Å ha flere leverandører koster mer per enhet enn å ha én. Å holde igjen kapital betyr at noe ikke ble investert. Å beholde folk gjennom en nedgang koster lønn i måneder uten inntekt fra dem. Dette er reelle utgifter dere betaler for en forsikring dere kanskje ikke trenger.

Beslutningen er derfor ikke om robusthet er bra. Den er hvor mye dere er villige til å betale, og for hvilken risiko. Skriv det ned som et tall når dere bestemmer det, ellers blir det omkamp hver gang noen ser marginen.

Slik brukes Markviss til dette

• Forutsetninger på målet. Beskrivelsesfeltet på hver kategori kan brukes til å skrive ned hva målet hviler på, slik at det står ved siden av fremdriften og ikke i en e-post.
• Scenarioer per kvartal. Legg inn flere planlagte verdier og bytt mellom dem når forutsetningene endres, uten å miste historikken fra det som var planen opprinnelig.
• Merking av måltype. Bruk kategoristrukturen til å holde forpliktede og utforskende mål fra hverandre, så det er synlig hva som kan avlyses uten forhandling.
• Én plan å måle avviket mot. Når forutsetningen brister, ser dere det som et avvik mot planen og ikke som en magefølelse noen må argumentere for.

Det verktøyet ikke gjør, er å ta beslutningen om å avlyse. Den må en person med navn ta, i et møte som er avtalt på forhånd.

Kort

Usikkerhet gjør ikke planlegging meningsløs. Den gjør det nødvendig å bestemme, før kvartalet starter, hvem som kan si at planen ikke gjelder lenger.

Prøv det på ett mål først. Skriv ned hva det forutsetter, og se om forutsetningen fortsatt holder om seks uker.